幹事を頼まれたなら
幹事はつらいよ
今年も残すところ、あと一ヶ月。
『忘年会・新年会』のラッシュを迎えます。
幹事を頼まれた人にとっては頭の痛いシーズンがやってきました。
誰かが幹事を引き受けなければ、宴は盛り上がりません。
でも幹事って失敗すれば白い目で見られるし、成功しても当たり前の世界、つらいものです。ここでは幹事の心得を見ていきたいと思います。
開催日時、場所はとにかく相談
日時はアンケートをとるべし
まず一番の問題は
『開催日時』
です。
会社規模の宴会となると全員のスケジュールを合わせるのは至難の技。
まずは『全員にアンケートをとる』ことをお勧めします。
アンケートをとることによってみんなの都合のいい日時が自ずと見えてきます。
どうしても調整できない場合はキーマンの都合に合わせるというのも、ひとつの手です。
たとえば上司のスケジュールを聞き、都合のいい日を開催日としてみんなに提示する、この方法であれば開催日についてはみんなが納得するはずです。
と説明すれば、文句は出ないはずです。
参加人数は若干多めに
参加人数は若干多めに算出しましょう。
『出席可能人数＋5人程度』
がちょうどいいかもしれません。
当日になっての欠席、または急な出席に対応するため余裕を持った人数設定が望ましいと思います。
出席可否が不明な人数は参加者としてカウントした方が良いでしょう。
店選び
初めての店は避けた方がよい
参加人数が決まったら、会場となる店の予約は可能な限り早いうちに取りましょう。
予約が取れなかったときのことを考えて、3つぐらいは候補の店をたてておいた方がいいでしょう。
店選びで重要なのは
知らない店は選ばないこと。
どんな料理が出るのか、店の雰囲気は、多少羽目を外してもいやな顔をされない店なのか、トイレの場所は、など完全に把握できている店を選ぶことをお勧めします。
このような情報は下見をして収集するのが理想的ですが、時間がない場合もあります。
そんなときは一人で抱え込まず、友人などに相談しましょう。
職場にはかならず居酒屋の通がいるものです。
そのような人物に相談して店を紹介してもらえば、失敗はありません。
一番いいのは前回の幹事に相談することです。
キャンセル料などは事前に確認しておくこと
店が決まったら必ずおさえておきたいのが、予約人数に増減があった場合の料金面の対応です。
もし人数が減ったら『キャンセル料』が発生するのかどうかは必ず確認しておきましょう。
お金が絡むことなのでこれを怠ると大きなトラブルになる場合があります。
当日
盛り上げるのではなく、盛り上げてもらう
自分が幹事なのだから参加者には楽しんでもらいたいけれど宴会当日、どうも盛り上がりに欠ける。
そんなときは自分で盛り上げようとせずムードメーカー的な人物に盛り上げてもらうようお願いしましょう。
幹事なのだからといって自分で盛り上げようとすると、妙に力んでしまって空回りすることがあります。
ここは裏方に徹して、職場の人気者に盛り上げてもらうよう心がけたいものです。
それから、
幹事自ら酔っぱらわないこと。
幹事には宴会終了後も精算や上司の帰りの足の手配など重要な仕事があります。
みんなが帰ってはじめて幹事の仕事が終わるのです。
まさケロンの友達が忘年会の幹事やったあとに、「二度とやりたくない」って言ってた。
がんばれ！幹事のみんな！！
